ACTA

Cuando se desarrolla una reunión ¿cómo queda constancia de la misma? ¿Qué sucedería si no registramos por escrito los acuerdos tomados?

El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una reunión o asamblea.

Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han sido convocadas formalmente, así como de los acuerdos tomados en ellas, que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.

La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión.

Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar fe de ese documento. Igualmente, deben firmar los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.

También hay que tener en cuenta que las actas deben ser APROBADAS.

• Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden del día recogerá la lectura y aprobación de la presente acta.
• Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de reuniones. En este caso, en la siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura y aprobación del acta de la sesión anterior.

ESTRUCTURA DEL ACTA

• ¿Qué datos debe incluir un acta de una reunión? ¿Cuál debe ser su estructura?
• INICIO: se recogen:
• El nombre de la empresa.
• Motivo por el que se celebra la reunión o tipo de reunión (por ejemplo: Asamblea General).
• Fecha, hora y lugar donde se ha celebrado la reunión.
• Relación de los asistentes (o bien una relación de asistentes y ausentes). Si el acta es escrita a mano, se suelen poner en el margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar parte del cuerpo del acta. Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de la organización y se ordenan de mayor a menor jerarquía.
• Orden del día (que será el mismo que se recogió en la convocatoria de la reunión).
• DESARROLLO: recoge el desarrollo de la reunión, es decir, los asuntos deliberados y los acuerdos tomados:
• Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se sintetiza lo que dicen, así como las conclusiones a las que se llegan.
• Si hay votaciones, se detalla lo que se vota y el resultado de la votación.
• Si hay mociones, se detalla el contenido de cada una y se menciona quién la formuló.
• CIERRE
• Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión”.
• Hora en que termina el acto.
• Conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del secretario.